焦作师范高等专科学校

关于进一步规范采购工作的通知

校国资文〔2021〕2号

各单位：

为了规范学校采购工作，加强采购工作内部控制，有效防范采购工作风险，根据《焦作市财政局关于加强采购管理和规范采购行为有关事项的通知》(焦财采购〔2021〕1号)、《焦作师范高等专科学校采购管理规定》（校政文〔2020〕69号），现将《焦作师范高等专科学校采购工作流程》、《焦作师范高等专科学校采购项目验收管理办法》（详见附件）印发给您们，请遵照执行。

附件：1.焦作师范高等专科学校采购工作流程

2.焦作师范高等专科学校采购项目验收管理办法

2021年9月23日

附件1

焦作师范高等专科学校采购工作流程

为进一步加强学校采购行为，规范学校采购工作流程，提升采购绩效，现就采购工作相关事项作出以下规定：

一、采购申请

（一）明确经办人

申购单位应明确项目经办人和单位分管领导，具体承办采购工作。

（二）进行需求调研

申购单位应根据工作需要明确采购标的，围绕对采购标的物的性能指标、技术参数、供货质量、价格区间以及服务等情况进行充分调查。需满足多种用途或属于特种设备的采购项目可向第三方专业机构、专家、相关供应商征求意见，同时结合资产配置规定等科学合理地确定采购需求。

采购需求内容包括：采购标的需实现的功能或者目标，以及为落实政府采购政策需满足的要求；采购标的需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范；采购标的需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求；采购标的物的数量、价格、采购项目交付或者实施的时间和地点；采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求；采购项目的验收标准；采购项目的其他技术、服务等要求。

（三）制定采购实施方案

采购实施方案主要包括：实施方式、时间计划、实施人员组成、评审人员组成、价款支付方式、保证金收取等。

申购单位应依据《河南省政府集中采购目录及标准（2020年版）》、《焦作市网上商城采购办法》对采购商品分类，依据《焦作师范高等专科学校采购管理规定》选择适当采购方式。

（四）落实项目资金

根据学校财务预算，落实采购项目所需资金来源。

（五）提出采购申请

非集采项目填写《焦作师范高等专科学校采购申请表》（附件1），集采项目填写《焦作师范高等专科学校网上商城采购申请表》（附件2），并附“采购实施方案”。预算金额达到20万元以上的项目应提交单独的需求调研报告，由经办人和申购单位负责人、资金所属部门负责人签字确认。

二、相关部门核实

（一）资产归口管理部门核实采购申请中需求调研的相关内容，预算金额达到20万元以上的项目应开展采购需求论证。采购需求论证主要包括：需求调研内容是否完整、标准是否规范、描述是否准确、政策是否充分体现等。

（二）经费使用单位核实资金预算。

（三）财务处核实资金来源。

（四）国资处核实资产配置标准和采购实施方案。

三、采购计划

各单位应在学校下达的年度部门预算内合理提出采购申请，不得无预算、超预算提出采购申请，原则上不安排跨预算年度的采购项目。

在同一个预算年度内，各单位只允许对相同或相似的采购内容提出一次采购申请。各归口部门应对本预算年度内收到的所有采购申请进行归类和合并，编制本部门采购计划。国资处应对全校采购项目申请进行归类和合并，编制全校采购计划，避免相同项目重复申报。

学校采购计划编制工作应在当年5月底完成，各单位应在当年6月底前完成政府有关部门规定的审批程序，采购实施部门应按照采购实施方案抓紧组织采购，申购单位应加快资金执行进度，保证项目在当年年度内采购完毕（含验收和支付环节）。当年10月1日以后不再批准本预算年度内的采购项目。

四、立项审批

（一）提请申购单位的分管校领导审批；

（二）提请经费预算单位的分管校领导审批；

（三）提请分管采购工作的校领导审批；

（四）提请校长审批；

（五）提请校长办公会议研究；

（六）提请党委会议研究。

资金的审批按照《焦作师范专科学校财务管理规定》中资金审批权限、程序执行，经学校会议研究的采购项目同时提交相关会议纪要。

五、上级有关部门审批

根据《河南省政府集中采购目录及标准（2020版）》，政府采购项目或采购特殊商品需提请上级有关部门审批。

（一）政府采购项目由国资处负责到上级主管部门审批；

（二）政府控制类项目（如车辆、网络服务器、进口商品等）由申购单位或资产归口管理部门负责到上级主管部门审批；

（三）工程类项目由后勤基建处负责到上级主管部门审批（如政府投资立项、预算评审等）；

（四）达到政府分散采购限额标准以上的项目由财务处负责出具资金来源证明。

六、组织采购

采购实施单位应严格按照申购单位制定的“采购实施方案”审查采购项目审批手续是否齐全和规范（包含审批表、批复文件、会议纪要等），未经批准或审批手续不齐全的不得进入采购程序。

（一）政府采购项目由国资处协调相关单位按照焦作市公共资源交易中心有关规定实施采购。

（二）学校集中采购项目由申购单位从本单位选派业主代表和随机抽取的评审专家组成询价小组（3人）实施采购，评审工作应当在学校专门的招标场所进行。国资处、归口部门安排工作人员，纪委（监察处）安排现场监督人员。

（三）学校分散采购项目由归口部门从本部门和申购单位选派人员与随机抽取或邀请的评审专家组成询价小组（3人）实施采购，评审工作原则上应在学校专门的招标场所进行，归口部门安排工作人员负责整个采购工作，国资处安排人员进行业务监管和服务，纪委（监察处）安排现场监督人员。

（四）学校零星采购项目由申购单位指定专人或选派人员组成市场考察或询价小组负责采购，分管资产管理工作的班子成员为复核人，采购过程中形成的采购记录各单位应妥善保存。

（五）学校集中采购、分散采购项目中由申购单位指派参加评审的人员不得超过询价小组总人数的三分之一，其余专家应从学校国有资产评审专家库或政府采购评审专家库中随机抽取，专家参与评审活动的劳务报酬按照学校相关文件规定执行。

（六）学校集中采购、分散采购项目所需采购文件由采购单位负责起草和制定，必要时可请学校法务部门审核把关。

（七）学校集中采购、分散采购项目应通过政府采购平台和学校网站发布采购公告和成交公告，公告内容由采购实施单位拟定，国资处负责审核和发布。成交公告期满且各方无异议后，由采购实施单位负责签发《中标通知书》。

（八）对采购文件的解释和修改、对供应商等提出质疑的答复工作，由采购实施单位按有关规定执行。

（九）需要委托代理机构的采购项目，由申购单位和国资处商定代理机构的遴选条件，提请分管采购工作的校领导审批。一般项目的采购代理机构采取随机抽取的办法选定，国资处负责组织，由申购单位代表随机抽取，纪委（监察处）应派人进行现场监督。重大项目（200万以上货物或服务采购项目，400万以上工程采购项目）的采购代理机构应通过公开遴选的方式确定。

七、合同签订与履行

（一）采购项目资金管理单位负责会同相关单位与供应商进行合同会商，并提请本单位的分管校领导审核和签订项目采购合同。具体程序和要求依据《焦作师范高等专科学校合同管理规定》执行。

（二）政府采购合同应在中标通知书发出10日内与中标人签订完毕，合同备案工作应在采购合同签订之日起2个工作日内完成。

（三）由申购单位负责组织和监督合同的履行过程。

八、项目验收与资产登记

采购项目的验收按照《焦作师范高等专科学校采购项目验收管理办法》执行。

九、合同款支付

（一）申购单位应当依据《焦作师范高等专科学校采购管理规定》，严格按照采购合同约定的资金支付方式、比例、时间和条件及时支付合同款，不得提前支付、超额支付，不得有逾期、拖欠等违约现象。

（二）政府采购项目应在货物、服务和工程交付之后30内支付款项；合同另有约定的从其约定，原则上不得超过45日。合同约定采取履约进度结算、定期结算的，付款期限自双方确认付款金额之日起算。合同约定以交付后经检验和验收合格为支付条件的，付款期限自检验或验收合格之日起算。

十、履约保证金

（一）申购单位应根据项目特点、市场状况、周期长短等情况和采购实施单位共同商定是否收取履约保证金，允许供应商以支票、汇票、本票或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式提供履约担保，采购（招标）文件中应明确履约保证金的收取额度、时间、方式及退还时间等，且中途不得变更。

（二）履约保证金的收取、退还手续由申购单位协调相关单位办理。

十一、档案资料的归集和保存

（一）采购档案的主要内容

1.立项审批资料，如经费预算审批表、需求报告、需求论证报告、资金来源证明、会议纪要（记录）、上级主管部门出具的批准立项文件、批准采购文件、批准预算文件等。

2.采购实施资料，如采购代理机构遴选文件、询价文件、竞争性谈判文件、竞争性磋商文件、公开招标文件、采购公告、参与供应商的响应性文件及报价等资料、评审会议记录、评审表或评审报告（评审小组成员和监督人员签字）、成交公告、中标通知书、质疑及答复文件等。

3.合同及合同履行资料，包括采购代理机构委托合同、采购项目合同、项目验收意见书、项目验收报告、合同款支付资料等。

（二）采购资料的形成

申购单位、采购实施单位和采购工作人员在工作中应同步形成工作资料，尤其是市场考察、会议论证、询价评审等过程中的资料应当场形成，有关人员的签字应当场签完，不得延后办理或事后补办。

（三）档案的搜集、整理与保管

申购单位负责收集、整理采购档案并负责保管未实施完的采购项目（含质保期）档案，委托代理机构实施的采购项目可要求其代为整理部分档案，但应收归学校保管。已经执行完的采购项目档案申购单位应及时移交学校档案管理部门保管。采购档案应当真实、完整、妥善保存，保存期限不低于15年；国家档案管理法律法规有明确要求的，根据国家要求执行。任何人不得伪造、变造、隐匿或者销毁采购档案。

附件：1-1.焦作师范高等专科学校采购申请表

1-2.焦作师范高等专科学校网上商城采购申请表

附件1-1：

焦作师范高等专科学校采购申请表

附件1-2

焦作师专网上商城采购申请表

申购单位（盖章）：申购时间：

网上商城采购商品清单

备注：网上商城采购商品清单可附多页。